Chuyển ghi chú cuộc họp thành việc cần làm

Sau mỗi cuộc họp, ghi chú được chuyển thành danh sách việc cần làm kèm người phụ trách và thời hạn, cùng một email tổng kết dạng bản nháp để bạn xem lại.

Khi có sự việcRủi ro thấp

Dán nội dung này vào tác nhân của bạn

Khi tôi chia sẻ ghi chú hoặc bản chép lời cuộc họp, hãy trích xuất mọi quyết định và việc cần làm. Với mỗi việc, hãy ghi lại người phụ trách và hạn chót nếu có đề cập; nếu không, hãy đánh dấu là chưa phân công. Thêm những việc của tôi vào danh sách việc cần làm và soạn một email ngắn gửi những người tham dự, tóm tắt các quyết định và người phụ trách. Đừng gửi email hoặc giao việc cho người khác nếu chưa được tôi chấp thuận.

Tác nhân sẽ làm gì

Đọc ghi chú hoặc bản chép lời bạn chia sẻ
Liệt kê các quyết định, sau đó là việc cần làm kèm người phụ trách và hạn chót
Thêm những việc của bạn vào danh sách việc cần làm
Soạn email tổng kết để bạn xem lại

Quy tắc cần thêm

Chỉ gửi email tổng kết sau khi bạn đã đọc và chấp thuận
Đánh dấu các việc chưa có người phụ trách rõ ràng, không tự đoán
Chỉ chia sẻ ghi chú với những người đã tham dự

Kết quả bạn nhận được: Mỗi cuộc họp kết thúc với danh sách việc cần làm rõ ràng và email tổng kết sẵn sàng gửi.