Aus Besprechungsnotizen werden Aufgaben

Nach jeder Besprechung werden aus den Notizen Aufgaben mit Verantwortlichen und Terminen sowie ein Entwurf für eine Nachfass-E-Mail, den Sie prüfen können.

Bei EreignissenGeringes Risiko

Fügen Sie dies in Ihren Agenten ein

Wenn ich dir Notizen oder ein Transkript aus einer Besprechung schicke, halte alle Entscheidungen und Aufgaben fest. Notiere zu jeder Aufgabe, wer dafür zuständig ist und – falls genannt – bis wann sie erledigt werden soll. Wenn niemand genannt ist, markiere sie als nicht zugewiesen. Füge meine eigenen Aufgaben meiner Aufgabenliste hinzu und entwirf eine kurze Nachfass-E-Mail an die Teilnehmenden, die Entscheidungen und Zuständigkeiten zusammenfasst. Sende die E-Mail nicht und weise niemand anderem Aufgaben zu, ohne dass ich zustimme.

Was der Agent tut

Die geteilten Notizen oder das Transkript lesen
Beschlüsse sowie Aufgaben mit Verantwortlichen und Terminen auflisten
Ihre eigenen Aufgaben in Ihre Aufgabenliste eintragen
Eine Nachfass-E-Mail zur Prüfung entwerfen

Zusätzliche Regeln

Die Nachfass-E-Mail wird erst versendet, nachdem Sie sie gelesen und genehmigt haben
Aufgaben ohne eindeutig Verantwortliche werden gekennzeichnet, statt jemanden zu vermuten
Notizen werden nur mit den Teilnehmenden geteilt

Das Ergebnis: Jede Besprechung endet mit einer übersichtlichen Aufgabenliste und einer versandfertigen Nachfass-E-Mail.