Van vergadernotities naar taken

Na elke vergadering worden de notities omgezet in actiepunten met verantwoordelijken en deadlines, plus een conceptopvolgmail die je kunt controleren.

Als er iets gebeurtLage inzet

Plak dit in je agent

Wanneer ik notities of een transcript van een vergadering deel, haal je alle besluiten en actiepunten eruit. Noteer bij elk actiepunt wie ervoor verantwoordelijk is en wat de deadline is, als die genoemd werd. Is er geen verantwoordelijke genoemd, markeer het dan als niet toegewezen. Voeg mijn eigen actiepunten toe aan mijn takenlijst en stel een korte opvolgmail op voor de deelnemers, met een samenvatting van de besluiten en verantwoordelijken. Verstuur de e-mail niet en wijs geen taken aan anderen toe zonder mijn goedkeuring.

Wat de agent doet

Lees de notities of het transcript dat je deelt
Noteer eerst de besluiten en daarna de actiepunten met verantwoordelijken en deadlines
Voeg je eigen actiepunten toe aan je takenlijst
Stel een opvolgmail op die je kunt controleren

Toe te voegen regels

De opvolgmail wordt pas verstuurd nadat je die hebt gelezen en goedgekeurd
Actiepunten zonder duidelijke verantwoordelijke worden gemarkeerd, niet gegokt
De notities worden alleen gedeeld met de aanwezigen

Wat je eraan overhoudt: Elke vergadering eindigt met een heldere actielijst en een opvolgmail die klaarstaat om te versturen.