Freitags den Posteingang aufräumen

Am Ende jeder Woche sortiert der Agent, was noch offen ist, worauf Sie warten und was abgelegt werden kann.

WöchentlichGeringes Risiko

Fügen Sie dies in Ihren Agenten ein

Geh freitags um 15:00 die E-Mails dieser Woche durch und sortiere die Unterhaltungen in drei Listen: Ich muss antworten, jemand anderes muss antworten und erledigt. Entwirf für jede Unterhaltung, bei der ich antworten muss, eine kurze Antwort und lass sie ungesendet. Verschiebe Newsletter und automatische Benachrichtigungen, die älter als sieben Tage sind, in einen Archivordner, aber lösche niemals etwas. Sende oder leite nichts in meinem Namen weiter und melde mich nirgendwo ab.

Was der Agent tut

Alle Unterhaltungen der vergangenen sieben Tage zusammentragen
Unterhaltungen in „Warten auf Sie“, „Warten auf andere“ und „Erledigt“ sortieren
Antworten für Unterhaltungen entwerfen, bei denen Sie gefragt sind
Alte Newsletter und Benachrichtigungen archivieren und anschließend die drei Listen veröffentlichen

Zusätzliche Regeln

Archivieren, niemals löschen – so lässt sich versehentlich Verschobenes wiederherstellen
Alle Antworten als Entwurf stehen lassen, damit Sie sie selbst senden können
Keine Abmeldungen oder Filteränderungen ohne Ihre Zustimmung

Das Ergebnis: Ein Posteingang, der am Freitag auf drei übersichtliche Listen reduziert ist – Ihre Antworten bereits als Entwürfe vorbereitet.